Der Countdown läuft: Zwingende Elektronische Fakturierung ab 1.1.2014 bei Rechnungen an den Bund

In wenigen Wochen ist es soweit. Österreich führt ab 1.1.2014 als zweites Land der EU die zwingende Fakturierung an den Bund mittels e-invoice ein. Aber nicht wie in der sonstigen Wirtschaft schon weit verbreitet mit PDF oder Email, sondern ausschließlich mittels strukturierter, elektronischer Rechnung (ausgenommen bei Barzahlungen).

Wozu?
Der Bund erhält rund 2 Millionen Rechnungen pro Jahr. Der Gesetzgeber verspricht sich von den strukturierten e Rechnungen signifikante Verwaltungskosteneinsparungen und besseres Management der eigenen Bearbeitungsprozesse (https://www.erb.gv.at/index.jsp?p=info_jur)

Was zählt als Bundesdienststelle?
Bundesdienststellen sind alle Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen sowie das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, der Verwaltungsgerichtshof, der Verfassungsgerichtshof, die Volksanwaltschaft und der Rechnungshof. Eine umfassende Liste der Bundesdienststellen finden Sie auf der Seite der Bundesbeschaffung GmbH (BBG – http://www.bbg.gv.at/) als Onlineabfrage und als Excel-Sheet

Handlungsbedarf für Sie?
Wenn Sie Bundesdienststellen zu Ihren Kunden zählen, sollten Sie demnächst Vorkehrungen treffen, am besten noch in 2013, um ab 1.1.2014 startklar zu sein. Es sind keine Übergangsfristen vorgesehen und ab diesem Zeitpunkt werden nur mehr folgende Formate und Übermittlungsformen akzeptiert! (Vorab-Registrierung notwendig) .

Übermittlung der e-Rechnung:
Die Übermittlung erfolgt AUSSCHLIESSLICH über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über die PEPPOL-Infrastruktur (EU-Vorgabe für öffentliche Beschaffung)

Registrierung im USP
Um das USP nutzen zu können, ist die einmalige Registrierung Ihres Unternehmens samt Personifizierung dieses Benutzerkontos im USP notwendig. Dazu muss die nominierte Person (USP Administrator) in Österreich gemeldet sein. Die Nominierung der Person des USP Administrators erfolgt am einfachsten durch Ihren Finanz Online Zugang (durch den Supervisor)
Die notwendige Personifizierung des nominierten UPS Administrators erfolgt über

  • den bestehenden (persönlichen) FinanzOnline Zugang der genannten Person oder
  • mittels Bürgerkarte (Chip- oder Handysignatur) durch den Einzelunternehmer oder einzelvertretungsbefugten Vertreter des Unternehmens oder
  • durch persönliche Registrierung in Infocenter des Finanzamts falls weder Finanzonline Zugang, Chipkarte oder Einzelvertretungsbefugnis vorliegt.

Nach erfolgter Registrierung können Sie dann für Ihr Unternehmen die entsprechenden Rechnungen im vorgeschriebenen Format erstellen und einreichen. Ihr Steuerberater kann das bei Bedarf auch über seinen USP Zugang in Ihrem Namen vornehmen.
Die e-Rechnung wird dort im USP manuell online eingegebenen oder manuell hochgeladen (daher sind normale pdfs NICHT mehr ausreichend – sog. unstrukturierte elektronische Rechnung – und diese werden vom Bund auch nicht mehr als Rechnung akzeptiert.)
Bei größeren Mengen bzw Aufwand kann auch ein automatischer Upload mittels Webservice aus dem System des Lieferanten oder mit Hilfe eines eigenen Serviceproviders erfolgen. Näheres zu System und Software finden Sie unter folgendem Link des BMF: https://www.bmf.gv.at/egovernment/projekte/Leitfaden_Wirtschaft_e-Rechnung_V_1_0_02052013.pdf?3vtkfo

Vertragspartner der BundesbeschaffungGmbH (BBG) werden künftig in den Rahmenverträgen verpflichtet, den Serviceprovider der BBG für die Einbringung von e-Rechnungen zu nutzen.

Strukturierte Rechnungen müssen bestimmte, zusätzliche Merkmalen aufweisen und sie werden in einem automatisierten Prozess auf ihre (formelle) Richtigkeit geprüft. Bei erfolgreicher Übermittlung erfolgt ein Bestätigungsemail (pdf) bzw bei Fehlermeldung ein Info email.

Inhalt der e-Rechnung an den Bund
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen hat die e-Rechnung jedenfalls folgende Angaben zu enthalten:

  • Absender (Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, UID Nummer, Kontaktdaten)
  • Empfängerdienststelle (Abteilung, Adresse, Bearbeiter)
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Lieferantennummer unter der der Vertragspartner bei der Bundesdienststelle geführt wird (aus der Beauftragung)
  • Auftragsreferenz (aus der Beauftragung)
  • Bankverbindung (IBAN, BIC)
  • Bestellpositionsnummer (wenn in der Beauftragung angegeben)
  • Daten zur verrechneten Ware (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis)
  • Gesamtpreis (Brutto, Netto, Umsatzsteuer)

Erst mit der Annahme durch das Portal /System gilt die Rechnung als ordnungsgemäß gelegt und hier entsteht frühestens ihre Fälligkeit.

Zusammenfassung
Wie sonst auch ist der Umstellungsprozess auf das neue System mit zusätzlichem Aufwand und Vorlaufzeiten verbunden, die künftige Erleichterung der Fakturierung sollte aber für beide Seiten Früchte tragen.

Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf hinsichtlich USP oder e-invoicing stehe ich gerne zur Verfügung!

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Dr. Thomas Pühringer
Pühringer TaxConsulting GmbH
Linke Wienzeile 4/1/8
1060 Wien
Tel: +43 676 355 2005
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Web: www.puehringer-tax.at

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