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Beneficial Ownership: Wie ein einzelner UBO ein ganzes Netzwerk infiziert

| September 01, 2020

Die 5. Geldwäscherichtlinie ist da, und das bedeutet: Noch mehr Unternehmen sind zur Geschäftspartnerprüfung verpflichtet. Dabei ist die Ermittlung des UBO gar nicht so unproblematisch - gerade, wenn Sie sauber handeln und die Firmenverflechtungen berücksichtigen. In diesem Artikel erfahren Sie, wer zur Prüfung verpflichtet ist, wieso Sie UBO überprüfen sollten und wie sich das Firmennetzwerk auf Ihre Prüfungsabsichten auswirkt. Und: Natürlich erhalten Sie einen Tipp, wie Sie Ihre Prüfungsprozesse in Zukunft effizienter gestalten können.

Der Kreis jener Unternehmen, welche nach der 5. Geldwäscherichtlinie zur Prüfung des UBO verpflichtet sind, ist groß: Finanzunternehmen, Versicherungsunternehmen, Immobilienmakler, Luxusgüterhändler und sowieso Güterhändler. In anderen Worten also jedes Unternehmen, das mit Geldern anderer zu tun hat – denn hier steckt immer das Risiko, dass die finanziellen Mittel aus dunklen Quellen stammen.

Was genau ist nun verpflichtend?

Oben genannte Unternehmen sind nun in der Pflicht, ein Compliance-Risiko-Management-System zu etablieren. Das bedeutet: Gehört Ihr Unternehmen dazu, sind Sie verpflichtet, eine Risikoanalyse durchzuführen und betriebsinterne Versicherungsmaßnahmen zu bestimmen. Halten Sie schriftlich fest, wie Sie Ihre Geschäftspartner prüfen und wie Ihr Unternehmen im entsprechenden Fall mit Risiken umgeht.

Ein Kernstück der Geschäftspartnerprüfung liegt in der eindeutigen (!) Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten oder Ultimate Beneficial Owner (UBO) und der politisch exponierten Personen (PEP).

Bei Missachtung drohen Haftstrafen (und Repressalien aus der Presse)

Es obliegt Ihnen, Ihr Unternehmen in Bezug auf die Sorgfaltspflicht richtig einzuordnen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Nutzen Sie dazu auch die Erläuterung der risikomaximierenden und risikominimierenden Faktoren, welche Sie in den Anlagen des GWG finden.

Fakt ist: Die Risiken bei Missachtung der Sorgfaltspflicht sind schwerwiegend.

Das Gesetz gibt nicht nur (Mehrfach-) Bußgelder vor, sondern auch Freiheitsstrafen von 1 bis 10 Jahren. Zusätzlich ist der Ruf Ihres Unternehmens bei Verstoß in Gefahr: Verachten Sie nicht die Kraft von Reputationsschäden. „Geldwäsche“ ist immer ein guter Aufhänger für eine Story – und gerade der Yellow Press ist es oft gleichgültig, wieviel an einer Information dran ist. Der Verdachtsfall genügt, um Ihr Unternehmen langfristig zu schädigen.

Screenen muss jeder – auch, um „UBO-Infektionen“ zu vermeiden

Sind Sie im Compliance-Bereich tätig, ist Ihnen klar, dass Sie screenen müssen – das Ausmaß und der Prüfungskreis ist vielleicht noch ein Fragezeichen. Hier ist auch die Rechtsprechung nicht eindeutig.

Eindeutig ist aber, was sowohl die OFAC 50-Regel vorgibt, welche Sie bei USA-Geschäften zu beachten haben, als auch das mittelbare Bereitstellungsverbot der EU: Möchten Sie mit einem Businesspartner Geschäfte machen, müssen Sie nicht nur den Businesspartner selbst prüfen, sondern auch sämtliche Shareholder mit mind. 50% (OFAC 50) oder mehr als 50% (EU) Anteilen an einem Unternehmen – sowie die jeweiligen UBO.

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Wie „infiziert“ nun ein einziger UBO ein komplettes Unternehmen?

Der Prozess ist kaskadierend. Die OFAC besagt: Nicht nur der Businesspartner selbst darf nicht auf einer Liste stehen, sondern die Regel trifft auch dann zu, wenn eine Person oder Unternehmen, welche mind. 50% an meinem Businesspartner hält, auf der Liste steht.

Ein Beispiel: Wenn der UBO selbst z.B. auf der SDN-Liste steht, „infiziert“ dieser die Muttergesellschaft. Die Muttergesellschaft infiziert den Geschäftspartner. Die Muttergesellschaft und die Geschäftspartner müssen somit behandelt werden, als würden sie selbst auf der SDN-Liste stehen.

Herausfordernd wird die Prüfung in der Praxis. Sehen Sie sich die Netzwerke Ihrer Geschäftspartner an! Es gibt meist mehr als nur einen Shareholder und damit mehr als einen UBO. Firmenverflechtungen können komplex sein. Daher gilt zu prüfen: Wer hält wie viel, wer sind die Shareholder, wer sind die UBO und wer hat eine Ausstrahlwirkung? Kann ich mit dem Businesspartner überhaupt Geschäft machen?

Die EU geht mit dem mittelbaren Bereitstellungsverbot noch einen Schritt weiter: Auch, wenn es die Rechtsprechung nicht eindeutig vorgibt, so haben Gespräche mit der BaFin doch ergeben, dass Sie zusätzlich zu den Shareholdern auch die Tochtergesellschaften Ihrer Businesspartner prüfen sollen. Der Kreis der zur Überprüfenden ist in der EU also noch weiter als in den USA.

Effizientere Prüfungsprozesse durch UBO Monitoring

Bei der Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflicht stoßen Sie auf zwei große Hürden: Erstens müssen Sie alle relevanten Shareholder prüfen – dies ist schon initial beim Onboarding eines neuen Geschäftspartners zeitintensiv. Zweitens müssen Sie die Informationen aber auch aktuell halten. Das bedeutet: Sie müssen Ihre Geschäftspartner regelmäßig auf Änderungen überprüfen. Spätestens hier kann es sein, dass Sie ressourcentechnisch an Ihre Grenzen stoßen.

Wir unterstützen Sie mit D&B Onboard dabei, Ihre Due Diligence Prozesse effizienter zu gestalten. Sie erhalten damit nicht nur ein Tool, welches auf eine weltweite Datenbank zurückgreift, sondern sehen auch globale Firmenverflechtungen inklusive Beneficial Ownership ein – und können Ihre Prüfungen für eventuelle Audits lückenlos dokumentieren.

UBO Monitoring schafft Ihnen zusätzlich mehr Luft: So erhalten Sie Alerts fast in Echtzeit, falls bei einem Ihrer Businesspartner eine Änderung in der Beneficial Ownership auftritt. So sparen Sie sich die regelmäßige Prüfung Ihres gesamten Third-Party-Portfolios, sondern prüfen nur dort, wo es tatsächlich notwendig ist. Durch die Direct for Compliance-Schnittstelle können Sie alle Information sowie das UBO Monitoring selbst auch direkt in Ihre Systeme und Prozesse integrieren.

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