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Dank der D-U-N-S®-Nummer: Optimierte Stammdaten im Einkauf der ÖBB

August 13, 2020

Der Rollout des neuen Lieferanten-Management-Systems der ÖBB war Anlass für Philip Bayer, nach einer Lösung zur Optimierung der Lieferantenstammdaten zu suchen. Diese fand er in Form der D-U-N-S®-Nummer. Heute sind die Daten bereinigt, einheitlich und mit zusätzlichen Informationen angereichert. Eine lohnende Investition.

Philip Bayer, Prozessmanager SCM im strategischen Konzerneinkauf der ÖBB-Holding AG, erzählt, wie das Stammdaten-Projekt ins Rollen kam. «Im Prinzip war ich der Auslöser», führt er aus. «Wir haben 3 Systeme im Einsatz. Eine Ausschreibungsplattform, ein Lieferanten-Management-System und SAP. Das große Problem war nun, dass wir keinen Key Identifier hatten.»

«Und sehr viele Daten in den Systemen», berichtet Bayer weiter. Leider sei die Qualität nicht so gewesen, wie die ÖBB das gerne gehabt hätte. Viele Informationen waren unvollständig, veraltet oder doppelt geführt. «Wir hatten viele 'Systemleichen', die man aus der Praxis bestens kennt», erklärt Bayer. Über die Jahre sei der Datenbestand auf über 180 000 Datensätze angewachsen.

Die D-U-N-S®-Nummer als Key Identifier

Auf der Suche nach einer Lösung wurde Philip Bayer auf die D-U-N-S®-Nummer aufmerksam und kam mit Bisnode Austria ins Gespräch. Seit 1962 gibt Dun & Bradstreet die D-U-N-S®-Nummer heraus. Die Abkürzung steht für «Data Universal Numbering System».

«Ich bin über die D-U-N-S®-Nummer auf Bisnode aufmerksam geworden.»

«Ich bin über die D-U-N-S®-Nummer auf Bisnode aufmerksam geworden.»

Philip Bayer Prozessmanager SCM im strategischen Konzerneinkauf ÖBB-Holding AG

Die neunstellige Nummer identifiziert jede Firma weltweit eindeutig. Mittlerweile führen weltweit über 330 Millionen Unternehmen in 240 Ländern eine D-U-N-S®-Nummer. Die Entscheidung, sie als Identifier in den ÖBB-Systemen zu nutzen, fiel daher sehr schnell.

Datenqualität: Bereinigung als Basis

Der erste Schritt in einem Stammdatenprojekt ist immer die Bereinigung und Anreicherung der bestehenden Datenbasis. Dazu wurden im Datenbestand falsche Informationen korrigiert und unvollständige Datensätze ergänzt. Gleichzeitig hat Bisnode jedem Datensatz die D-U-N-S®-Nummer angehängt. Um den Aufwand klein zu halten, hat die ÖBB vor der Bereinigung eine Segmentierung vorgenommen. Sie hat nur diejenigen Lieferanten berücksichtigt, mit denen in den letzten 5 Jahren eine aktive Geschäftsbeziehung bestand. Das hat die Anzahl der Datensätze von 180 000 auf 42 000 reduziert.

«Die Ergänzung der D-U-N-S®-Nummer hat sehr gut funktioniert, darum haben wir uns gleich über die API Direct+ unterhalten und sie auch eingeführt», führt Bayer aus, «ergänzend möchte ich sagen, dass die gesamte Implementierung reibungslos funktioniert hat». Bisnode habe direkt mit dem Software-Lieferanten der ÖBB kommuniziert. Der Datenimport und die Bereitstellung liefen dann über diesen Partner.

Aktuelle Daten über eine Schnittstelle

Heute hat die ÖBB sein Lieferanten-Management-System über eine Schnittstelle mit dem Datenuniversum von Dun & Bradstreet verbunden. Der Prozess sieht dann so aus: Lieferanten registrieren sich auf der Lieferantenplattform selbstständig, sie geben dort also alle Informationen ein. Über die API zieht die ÖBB gleich die D-U-N-S®-Nummer.

Sobald ein Unternehmen seine D-U-N-S®-Nummer erhält, eröffnet Dun & Bradstreet das sogenannte Business Credit File, also quasi eine eigene Akte. Darin sammelt D&B firmografische Daten, Informationen zu den Firmenzugehörigkeiten, finanzielle Scores und Ratings, Compliance-Informationen etc. All diese Informationen stehen den Kunden von Bisnode zur Verfügung. Für die ÖBB ist das besonders relevant, prüft sie doch jeden Lieferanten auf Herz und Nieren, bevor sie eine Geschäftsbeziehung mit ihm eingeht.

Am Schluss speist ÖBB die neu eingegebenen und angereicherten Daten in die zwei anderen Systeme, der Ausschreibungsplattform und SAP, ein.

Die Rechnung geht mehr als auf

«Wir haben jetzt mit der D-U-N-S®-Nummer endlich einen einheitlichen Identifier», führt Philip Bayer aus, angesprochen darauf, was im Gegensatz zu früher viel besser sei. «Wir müssen keine Matching-Tabellen im Hintergrund führen», so Bayer weiter.

Einen Hauptgrund sieht er aber direkt bei den Userinnen und Usern und der viel effizienteren Arbeitsweise: «Zeit ist schließlich Geld. Bei der ÖBB arbeiten über 100 strategische Einkäuferinnen und Einkäufer. Nicht auszudenken, wenn sie die Infos nicht in hoher Qualität zur Verfügung hätten».

Philip Bayer blickt aber bereits in die Zukunft: «Wir sind noch lange nicht am Ende.» Es stünden noch einige Projekte und Verbesserungen an. Momentan ziehen die Einkäuferinnen und Einkäufer zu ausgewählten Lieferanten einen Bericht, der bei wichtigen Lieferanten mehrere Seiten lang ist. Sie müssen darauf die für sie maßgebenden Informationen zusammensuchen. Um die Arbeit zu vereinfachen, wird die ÖBB diese Kriterien herausfiltern und die Indikatoren dazu direkt im Lieferanten-Management-System integrieren.

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