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Daten-Updates im CRM automatisieren: So bekämpfen Sie erfolgreich den Datenmüll

Daten-Updates im CRM automatisieren: So bekämpfen Sie erfolgreich den Datenmüll - 15 Nov 2019

Daten veralten – und zwar schneller als Sie denken. Unternehmen ziehen um, eröffnen neue Niederlassungen, haben neue CEO, Entscheidungsträger, usw. Die Herausforderung ist nun, all diese Änderungen ins CRM einzuspielen – am besten sogar live. Welche Möglichkeiten es dazu gibt, und wieso die Automatisierung langfristig die beste Variante ist, das erklären wir in diesem Artikel.

Monatlich veralten 2% der Stammdaten. Am Ende eines Jahres stimmt also nicht weniger als ein Viertel aller Daten nicht mehr. Unkorrekte Stammdaten verursachen einen enormen Schaden. Sie verhindern die zielgenaue und personalisierte Ansprache von Kunden und Interessenten, verursachen unnötige finanzielle Risiken und blockieren die Produktivität der Mitarbeiter.

Es gibt verschiedene Methoden, Stammdaten aktuell zu halten. Änderungen manuell nachzuführen, gehört definitiv nicht dazu. Liegen sehr viele Datensätze vor, dann ist es schlicht nicht möglich, sie händisch zu pflegen. Allein in Österreich gibt es täglich Hunderte von Veränderungen im B2B-Bereich. Aufs Jahr hochgerechnet sind das mehr als eine Viertel Million. Manuell nachführen? - Eine Utopie.

Die Zahl der von Bisnode Deutschland täglich erfassten Änderungen

Die Zahl der von Bisnode Österreich täglich erfassten Änderungen.

So bleiben Ihre Stammdaten aktuell

Es gibt zwei Wege, wie Sie die Daten in Ihrem CRM aktuell halten.

1. Offline

Wie das genau funktioniert, haben wir in unserem Leitfaden "Modernes Datenmanagement" im Detail beschrieben. Kurz zusammengefasst: Wenn Ihre Stammdaten nicht mehr aktuell sind und Lücken aufweisen, dann behebt Bisnode diese Missstände. Es erfolgt das sogenannte Matching, die Korrektur falscher Daten und das Ergänzen fehlender Informationen. Dieser Prozess eliminiert auch gleich alle Duplikate im Datenbestand. Im zweiten Schritt ist es sogar möglich, die Daten anzureichern mit Branchencodes, Umsatz, Anzahl Mitarbeiter, etc., aber auch mit aktuellen Risiko-Indikatoren.

Eine solche Datenbereinigung und -anreicherung findet periodisch statt. Je nach Unternehmen, Branche und Umfang der Datenbasis geschieht sie in der Regel monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

2. Automatisierung

Die Automatisierung hat gegenüber Offline einen großen Vorteil: Die Daten sind jeden Tag immer aktuell und vollständig – und es entfallen periodisch wiederkehrende Datenprojekte.

Bei diesem Verfahren verbinden Sie Ihr CRM mittels einer Schnittstelle an das Datenuniversum von Bisnode oder für globale Abdeckung an jenes von Dun & Bradstreet. Sämtliche Änderungen laufen darüber automatisch in Ihren Datenbestand. Das ist besonders effizient, wenn zum Beispiel ein Verkäufer vor Ort einen neuen Kunden erfasst. Anstatt alle Felder einzeln mühsam von Hand auszufüllen, zieht er die gewünschten Daten in Sekundenschnelle über die Schnittstelle. Das stellt nicht nur sicher, dass die Angaben korrekt, sondern dass sie auch vollständig und konsistent sind.

Für einen vollständigen und einfachen Überblick über Daten-Updates und Automatisierung laden Sie am besten unsere kostenlose Infografik herunter.

Automation löst Ihre Business-Cases

Die Automatisierung von Daten-Updates dient aber nicht nur dem Selbstzweck und damit der IT-Leiter sich damit brüsten kann, noch eine Schnittstelle implementiert zu haben. Automatisierung löst effektive Probleme in der Geschäftswelt und macht zum Beispiel einen furchtbar umständlichen und zeitraubenden Prozess ganz einfach und bequem.

Stellvertretend schildern wir zwei konkrete Fälle, einen aus dem Compliance-Bereich und einen, bei dem es um Risikomanagement geht.

Compliance

Compliance-Manager sind gezwungen sich an Regeln und Gesetze zu halten. Das erfordert eine penible Prüfung sämtlicher Geschäftspartner. Das Problem: Compliance-Departments müssen sich durch eine riesige Datenflut wälzen, um Verstöße aufzudecken. Mit Schnittstellen ist es möglich, die komplette Compliance-Prüfung zu automatisieren, und das systematisch und flächendeckend.

Risikomanagement

Schnittstellen und der Zugriff auf aktuelle Daten helfen auch dabei, keine faulen oder unsicheren Geschäfte abzuschließen. Der Paketdienstleister DPD stellt dem Außendienst über das CRM den aktuellen Risiko-Indikator für jedes Schweizer Unternehmen zur Verfügung. Der Verkäufer sieht also, wie es um die Bonität eines potentiellen Kunden steht. Ist sie im grünen Bereich, gibt der Außendienstmitarbeiter das Geschäft vor Ort frei. Wenn nicht, dann geht der Deal zur genauen Prüfung erst noch in die Finanzabteilung.