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Kundendaten in Excel? Nutzen Sie für Ihr CRM besser eine richtige Datenbank

Kundendaten in Excel? Nutzen Sie für Ihr CRM besser eine richtige Datenbank - 21 Okt 2019

Für seine Kundendaten eine Excel-Liste anzulegen, klingt sehr verlockend. Den Umgang mit diesem Programm sind sich viele gewohnt, schnell ist ein rudimentäres CRM aufgesetzt. Doch wenn die Zahl der Datensätze immer größer wird und es viele Änderungen im Datenbestand gibt, stößt diese Lösung sehr schnell an ihre Grenzen. Geht es sogar darum, interaktionale Informationen abzubilden oder Analysen zu fahren, dann platzt die Excel-Liste aus allen Nähten. Der Einsatz einer richtigen Datenbank ist daher die viel bessere und gewinnbringendere Lösung. Warum Excel als CRM-Tool nichts taugt? Wir haben 10 Gründe dagegen.

Haben Sie unseren Artikel zur Planung von Marketing-Kampagnen in Excel gelesen? Unser Protagonist hatte darin den Auftrag, eine Kundenliste in Excel aufzubauen und darin jede Interaktion mit den Kunden und Interessenten einzutragen. Er scheiterte – mit Ansage. Lassen Sie sich diesen Artikel auf keinen Fall entgehen.

Zurück zum Thema CRM und Excel. Die meisten Unternehmen haben ein Tool oder eine Software im Einsatz. Es gibt aber immer noch solche, die ganz darauf verzichten und stattdessen Excel für diesen Zweck nutzen. Es ist aber auch eine Tatsache, dass oft Daten in unterschiedlichen Silos liegen. Zwischen ihnen findet kein Austausch statt – die Daten fließen nicht. Wenn das Marketing oder der Sales Informationen aus verschiedenen Silos zieht, dann landen sie unweigerlich in Excel. Dort finden wiederum eine manuelle Bereinigung und die Vorbereitung für Kampagnen statt.

Wer das unbedingt möchte, der soll ruhig Kundendaten in Excel führen. Es gibt im Netz unzählige Vorlagen zum Download. Wir raten aber davon ab. Es wird langfristig keinen Vorteil bringen. Im Gegenteil. Es verhindert, dass Daten von Abteilung zu Abteilung fließen und die Grundlage bieten, die richtigen Entscheidungen aufgrund von Daten zu treffen.

Das hat verschiedene Gründe.

1. Excel ist keine Datenbank

Excel ist und bleibt ein Tabellenkalkulationsprogramm und keine Datenbank. Letztere erlauben es, Daten mit ganz spezifischen und genauen SQL-Abfragen zu ziehen. In Excel funktionieren Abfragen zwar auch, SQL ist dabei aber einfach unschlagbar. Datenbanken definieren auch genau, was in einem Feld stehen darf und was nicht. Wenn die Werte eines Feldes als "Kommazahl" definiert sind, dann kommt eine Zahl hinein und nichts anderes. Das stellt eine hohe Datenintegrität sicher.

2. Daten (aus Versehen) löschen

Einen Datensatz in Excel zu löschen, ist sehr einfach. Markieren – Löschen. Doch alle verknüpften Informationen und Datensätze, die mit diesem Eintrag verbunden sind, zum Beispiel Rechnungen und bestellte Ersatzteile, gehen unwiderruflich verloren. Datenbanken verhindern das. Sie reklamieren und weisen einen darauf hin, dass es zu einem Informationsverlust kommt.

Mann sitzt veraergert vo seinem Laptop

3. Kollaborativ Arbeiten

Gemeinsam an einem Excel-File zu arbeiten, macht ungefähr so viel Sinn, wie zu zweit staubsaugen. Das ist nicht wirklich zielführend. Nein, Spaß beiseite. Wenn Sie eine Datenbank nutzen, haben Sie keine Konflikte, wenn mehrere Personen gleichzeitig Daten ziehen oder sie bearbeiten.

4. Die Daten stehen nicht unmittelbar allen Usern zur Verfügung

Liegen die Daten in einer Datenbank, dann ist es möglich, den Usern über ein Interface Zugang zu verschaffen. Sie sehen genau das, was sie im Daily Business benötigen. Somit sind nicht nur die Zugriffsrechte genau geregelt, sondern auch die Berechtigungen, Daten zu editieren.

5. Komplexe Abfragen

Versuchen Sie einmal in Excel eine Abfrage wie "Alle Kunden, die im letzten Jahr Ersatzteil XY bestellt haben". Da stoßen Sie schnell an Ihre Grenzen. Mit Datenbanken und SQL funktioniert das viel besser und einfacher.

6. Daten aktuell halten

Datenbanken können mittels Schnittstellen untereinander verbunden werden. Genau das hat der Paketdienstleister DPD umgesetzt. Sein CRM Salesforce hängt mittels einer API an der Datenbank von Bisnode und bezieht darüber stets die aktuellsten Daten. Firmenumzüge, neue Telefonnummern, wechselnde Geschäftsführer, etc., all diese Infos fließen live ins CRM von DPD. Das stellt sicher, dass die Daten jederzeit und auf lange Frist aktuell sind.

7. Zugriff auf Daten

Wollen Sie allen Usern unlimitierten Zugang zu allen Daten geben? Genau das machen Sie, wenn Sie Kundendaten in Excel führen. Die Frage ist dann nicht, ob jemand aus Versehen etwas löscht oder durcheinanderbringt, sondern wann. In Datenbanken vergeben Sie die Nutzungsrechte so, wie Sie das für sinnvoll halten. Somit greifen alle nur auf die Informationen zu, die sie für die Arbeit benötigen. Jedes Unternehmen führt Daten, die vertraulich sind. Es macht sich nicht gut, wenn man sie öffentlich in einer Excel-Liste ablegt. Man bekommt unter Umständen sogar Probleme mit dem Datenschutz.

Mann im Hemd steht verwirrt vor einer großen Loginmaske

8. Dem Außendienst stehen Daten nicht live zur Verfügung

Besucht ein Verkäufer der Firma DPD einen Kunden oder Neukunden, dann hat er Zugriff auf sämtliche Daten, die zu dieser Unternehmung im CRM verfügbar sind. Dazu gehören insbesondere Risiko-Informationen. Kommt es zu einem Verkauf, dann prüft der Außendienstler live die finanzielle Situation des Kunden. Sieht es da gut aus, dann ist er berechtigt, den Deal an Ort und Stelle freizugeben. Wenn nicht, dann geht das Geschäft zur genauen Prüfung in die Finanzabteilung.

In Excel ist es auch mühsam, einen Kunden gleich vor Ort zu erfassen. DPD hat auch dieses Problem gelöst. Der Außendienstmitarbeiter muss nicht Unmengen von Felder ausfüllen und damit seine Zeit und die des Geschäftspartners verschwenden, sondern er zieht über eine API live die richtigen Informationen ins CRM. Fehler bei der Erfassung sind so auch gleich ausgeschlossen.

9. Vollständige Daten

Datenbanken erlauben es, Pflichtfelder zu definieren. Eine unvollständige Erfassung von Firmen im CRM ist somit nicht möglich. Das ist sehr wichtig. Um wirklich erfolgreich Marketing und Sales zu betreiben, benötigen Sie das vollständige Firmenprofil. Nur so ist es möglich, den "Ideal Customer" zu erkennen.

10. Smart Data Analytics

Smart Analytics ist ein wunderbares Verfahren, aus großen Datenmengen intelligente Erkenntnisse zu gewinnen. Die Messe Frankfurt generiert mittels Smart Data Analytics hochwertige und qualifizierte Leads für den Sales. Wie erwähnt: Voraussetzung für Analysen sind große Mengen an Daten. Es handelt sich dabei um interne und externe Daten. Diese in Excel zusammenzuführen und zu matchen ist nicht sinnvoll. Das funktioniert nur in einer Datenbank.

Frau fotografiert Skyline mit ihrem Handy

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